Umowa na outsourcing usług IT – co zawiera?

Zdecydowałeś się na wygodną i korzystną finansowo opcję outsourcingu usług IT. Czeka Cię podpisanie umowy o współpracę. Zastanawiasz się, co będzie się w niej znajdować? Umowa umowie nierówna – wiele zależy od indywidualnych ustaleń stron. Jednak można wyróżnić pewne stałe aspekty umów outsourcingowych.

                Rodzaj umowy

                Zanim przejdziemy do elementów składowych umowy, warto wspomnieć, że wyróżnia się dwa zasadnicze rodzaje umów o outsourcing IT. Pierwszy typ kontraktu jest zawierany na świadczenie długoterminowych usług informatycznych, takich jak zarządzanie siecią komputerową, usuwanie wszelkich awarii infrastruktury informatycznej, zarządzanie bazami danych czy serwerami. To standardowe umowy o świadczeniu usług między dwoma podmiotami, opisujące zakres usług, sposób wynagrodzenia, a także zawierające zapisy o odpowiedzialności cywilnej usługodawcy. Drugi typ umowy dotyczy usług o jednorazowym charakterze, jak stworzenie strony WWW, aplikacji webowych czy wdrożenie rozwiązań serwerowych. Umowa wygasa wraz z dostarczeniem produktu czy wykonaniem usługi. W przypadku aplikacji umowa nie zawiera jedynie standardowych zapisów o przedmiocie i czasie wykonania, wynagrodzeniu, karach umownych itd., ale także musi mieć zapis o przeniesieniu autorskich praw majątkowych lub umożliwienie korzystania z aplikacji na zasadzie licencji.

                Czas trwania

                Jeśli chcemy mieć pomoc informatyczną lub usługę np. administracji serwerów, w dłuższym czasie, to najlepiej podpisać umowę długoterminową. Może ona być zawarta na rok, z oceną współpracy po tym okresie i możliwością przedłużenia. Okres wypowiedzenia ustala się zazwyczaj na miesiąc. W przypadku umów na usługi jednorazowe, wygasają one wraz z wykonaniem usługi.

                Wynagrodzenie

                Znowu konieczne jest rozgraniczenie na dwa rodzaje umów. Umowa o wykonanie aplikacji ma jednorazową opłatę, ewentualnie rozbitą na raty i zawierającą przedpłatę (długoterminowe projekty). Inaczej jest w przypadku umów długoterminowych. Firmy outsourcingowe IT proponują zazwyczaj ryczałtową stałą opłatę miesięczną w ramach ustalonego limitu godzin czy liczby interwencji albo zakresu wykonanych usług. Umowa powinna zawierać kwotę za nadgodziny wykorzystane po przekroczeniu limitu godzin z pakietu. Można zawrzeć też umowę na nieokreśloną liczbę godzin („NoLimit”), płatną bez względu na wykorzystaną liczbę godzin w danym miesiącu, ale częściej firmy oferują stałe pakiety godzinowe.

                Sposób komunikacji i współdziałania

                Każda umowa powinna zawierać sposób komunikacji między podmiotami. Jak ma dochodzić do zamówienia usługi czy pomocy informatyka? W jakim czasie dojdzie do interwencji? To szczególnie istotne przy awarii sieci, kiedy firma może być narażona na straty do czasu, gdy problem nie zostanie rozwiązany przez specjalistę.

                Odpowiedzialność usługodawcy

                Bardzo ważna kwestia to odpowiedzialność firmy outsourcingowej, jeśli chodzi o czas reakcji na awarie oraz ich usuwanie czy nieprawidłowe wykonanie usług. Taką odpowiedzialność określa się mianem SLA, czyli Service Level Agreement. Zapisy SLA mogą być umieszczone bezpośrednio w umowie lub załączniku do niej. Umowa w tym zakresie obejmuje również procesowanie tajnych informacji oraz wrażliwych danych osobowych przekazanych firmie w ramach wykonywania umowy – kto może mieć do nich dostęp, w jakich sytuacjach, na jakiej zasadzie mogą zostać przetwarzane itd.

                Kary umowne

                Umowa powinna koniecznie zawierać kary przewidziane za nieprawidłowe wykonanie usług, usterkę w działaniu aplikacji czy programu, a także przekroczenie czasu reakcji na awarię czy dostarczenie produktu po terminie.

                Prawa autorskie i licencje

                Zapisy o prawach autorskich czy licencji na stosowanie produktu dotyczą umów jednorazowych na wykonanie stron czy aplikacji. Umowa powinna zawierać ewentualną zgodę na samodzielne wprowadzanie zmian w aplikacjach czy udostępnianie ich osobom trzecim na zasadzie sublicencji.

                Firma outsourcingowa IT – Gdański Inprox oferuje szeroki wachlarz usług IT wykonywanych za podstawie umów długoterminowych lub jednorazowych. Zgłoś się do nas – przedstawimy ofertę, podeślemy draft umowy, uzgodnimy kwestie indywidualne, wyjaśnimy trudne w zrozumieniu zapisy.