Jak przygotować firmę do pracy zdalnej?

               Powszechna informatyzacja poskutkowała także zmianami modelu organizacji firm. Wiele przedsiębiorstw stawia teraz na pracę zdalną w odpowiedzi na potrzeby pracowników pragnących większej wygody i swobody w pracy czy szukających lepszej harmonii między życiem zawodowym a pracą. W ostatnich miesiącach praca zdalna zrobiła się mocno popularna z racji szerzącej się pandemii koronawirusa. Jeśli Twoja firma planuje właśnie przejść na tryb pracy zdalnej, czy to na stałe, czy tymczasowo, to z pewnością bardzo dobry krok, ale trzeba się do niego właściwie przygotować.

Sprzęt

               Zacznij od sprawdzenia, czy pracownicy mają odpowiedni sprzęt. Czy posiadają laptopy firmowe, z których będą mogli korzystać w domach? Jeśli nie, to musisz im je zapewnić. Nie jest wskazane, ze względów bezpieczeństwa, by pracownicy korzystali z prywatnych komputerów do pracy zdalnej. Jest obowiązkiem pracodawcy, by zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia do pracy, także jeśli jest to praca zdalna. Musisz także ustalić, czy każdy ma połączenie z Internetem w domu i to na tyle dobre, by pozwalało na swobodną pracę i połączenia na video spotkania, bez przeszkód i zakłóceń. Ponadto zastanów się, czy konieczne jest wyposażenie pracowników w telefony komórkowe służbowe, jeśli ich nie mają, czy do komunikacji wystarczą aplikacje komputerowe.

Narzędzia i technologia

               Bardzo rozległy temat w pracy zdalnej. Narzędzi niezbędnych do efektownego prowadzenia organizacji zdalnie jest bardzo dużo – od systemów komunikacji przez aplikacje do zarządzania projektami po help desk. Oczywiście nie każda firma potrzebuje wszystkich narzędzi, dlatego na początku należy zastanowić się, co w przypadku Twojej organizacji jest potrzebne. Być może część oprogramowania była już stosowana w pracy biurowej i jest zainstalowana na pracowniczych laptopach, jak np. poczta firmowa, często jest to Outlook, czy pakiet MsOffice365. Z pewnością jednak koniecznie będzie wprowadzenie takich rozwiązań jak:

  • Intranet z dzielonymi systemami i zasobami, czyli wewnętrzna infrastruktura firmowa.
  • VPN do bezpiecznego łączenia się z hasłem oraz certyfikatem z siecią firmową z komputera pracownika za pomocą domowego Internetu.
  • „Chmura” do przechowywania danych, czyli miejsce w sieci z plikami i folderami, które można zrealizować za pomocą serwera firmowego lub dysku typu NAS (QNAP, Synology).
  • Aplikacje do zarządzania projektami jak np. Trello, Asana, Project Online.
  • Aplikacje do zdalnej komunikacji jak Microsoft Teams, Slack etc.
  • Aplikacja do raportowania godzin pracy i wpisywania grafiku.
  • W razie potrzeby także aplikacje do CRM, zdalnej pomocy IT, system help desk, obieg dokumentów z możliwością zdalnego podpisywania.

Można korzystać z gotowych rozwiązań, by wdrożyć kilkanaście różnych narzędzi od kilku dostawców. Wygodna opcją jest jednak zlecenie zbudowania od zera systemu do pracy zdalnej firmie informatycznej oferującej takie usługi. Dzięki temu powstanie dopasowany do branży i specyfiki pracy danej firmy system wewnętrznie spójny, bezpieczny oraz efektywny ze wszelkim niezębnymi funkcjami.

Komunikacja

               Ważne jest przygotowanie aplikacji do komunikacji między pracownikami oraz harmonogramu komunikacyjnego. Trzeba zapewnić kilka kanałów komunikacji:

  • Chat na żywo z podziałem na teamy, projekty, tematy oraz ogólnie dla wszystkich
  • Rozmowy audio na pilne sprawy ad hoc.
  • Rozmowy video na zaplanowane spotkania, webinaria, meetingi całego zespołu.
  • W codziennej pracy zdalnej z czasem zapomina się o ciągłości komunikacji, a jej brak może skutkować dublowaniem zadań, niewykonaniem zadań, opóźnieniami w projektach czy innymi nieporozumieniami. Dlatego warto ustalić harmonogram komunikacji np.:
  • Codziennie na początku pracy i na końcu raportowanie na chacie o planowanych i wykonanych zleceniach.
  • Cotygodniowe 15-20 minutowe calle lub video konferencje podsumowujące tydzień pracy
  • Co dwa tygodnie spotkania na video między szefem a każdym pracownikiem by omówić indywidualne postępy w pracy.
  • Comiesięczne video spotkania całego działu trwające godzinę czy więcej, omawiające zakończone projekty, inne sprawy dotyczące funkcjonowania działu.
  • Raz na dwa miesiące video konferencja całej firmy.

Ustalonego harmonogramu komunikacji trzeba się trzymać, tak by wyrobić w pracownikach nawyk pozostawania w kontakcie i kontrolować pracę zdalnej organizacji.

Delegowanie zadań

               Bardzo ważna w pracy zdalnej jest dobra organizacji polegająca na transparentnym systemie delegowania zadań. Do tego trzeba się właściwe przygotować, zapewniając pracownikom właściwe narzędzia do zarządzania projektami i przydzielania zadań o danych priorytecie odpowiednim osobom. Poza aplikacjami niezbędne jest ustalenie zasad dzielenia, przydzielania, odrzucania, wykonywania zadań i nadawania im priorytetów. Na pewno przyda się dokument z procedurami oraz szkolenie dla pracowników, tak by każdy wiedział, jak wygląda ten proces oraz by zachować jasność w razie, gdy okaże się, że zadanie zostało niewykonane, kto jest za to odpowiedzialny. Brak transparentnych zasad delegowania zadań może prowadzić do nieporozumień i wzajemnego obwiniania się pracowników.

Kontrola

               Organizację pracującą zdalnie trudniej jest kontrolować niż zarządzaną w jednym miejscu. Ponownie przyda się dobre oprogramowanie – do ewidencji godzin pracy, sprawdzania, kto i kiedy się zalogował, ale trzeba też wyrobić dobre nawyki w firmie i znaleźć zloty środek między zbytnim zaufaniem a nadmierną kontrolą. Pracownicy nie mogą czuć się wiecznie kontrolowani, bo będą mieli wrażenie, że pracodawca im nie ufa. Z drugiej strony, nie należy zbytnio pobłażać, bo praca zdalna rodzi pokusę, by np. zalogować się do systemu firmowego, ale zamiast pracować, zajmować się sprawunkami w domu czy oglądać ulubiony serial. Pracodawca powinien wyznaczyć zasady i reguły, wymagać punktualności i ewidencjowania godzin oraz położyć duży nacisk na motywowanie pracowników i przekazywanie im, jak ważna jest dobra produktywność przy pracy zdalnej.

Bezpieczeństwo i procedury

               Wszelkie instrukcje, checklisty i procedury pozwolą bezboleśnie wprowadzić transparentne zasady pracy zdalnej i organizować pracę każdego dnia. Bardzo istotne jest przestrzeganie procedur bezpieczeństwa tak by dane firmowe nie wyciekły, a system wewnętrzny był dobrze chroniony. Należy przypominać o regularnych zmianach hasła pracownikom, zapewnić dostęp do programu antywirusowego oraz na bieżąco wykonywać aktualizację systemów. Praca grupowa na systemach www musi odbywać się przy zabezpieczeniu certyfikatem SSL.

Pomoc IT

               Bezpieczeństwo systemów pracy zdalnej oraz wsparcie pracowników w razie awarii zapewni zdalna pomoc IT. Można przenieść dział IT z realu do rzeczywistości online, a jeśli firma nie miała do tej pory takiego działu, to może skorzystać z pomocy zewnętrznego dostawcy zdalnego wsparcia informatycznego. Informatycy za pomocą funkcji zdalny pulpit pomogą każdemu pracownikowi, gdziekolwiek się on znajduje.

               Sporo rzeczy do ogarnięcia? To fakt, ale dobre przygotowanie do pracy zdalnej zaprocentuje – im poważniej do tego podejdziesz, tym lepiej i sprawniej będzie funkcjonowała zdalnie Twoja firma. Jeśli potrzebujesz wsparcia, zgłoś się do Inprox – jesteśmy specjalistami od systemów informatycznych i pracy zdalnej. Stworzymy dla Ciebie dedykowane systemy do pracy zdalnej oraz zapewnimy zdalną pomoc IT.