Praca zdalna zwana również często tele pracą to orgaznizacja pracy polegająca na realizowaniu zadań poza biurem swojej organizacji, wykorzystując środki komunikacji elektronicznej, takie jak telefon czy komputer z dostępem do szerokopasmowego Internetu. Dzisiaj większość firm posiada personel pracujący zdalnie z domów, samochodów czy na delegacji albo bezpośrednio z siedziby Klienta.
Zdalna praca posiada wiele zalet, ale też i wad. Dzisiaj wielu pracownikom zapewnia się większą elastyczność i komfort pracy pozwalając im na pracę spoza biura, a pracodawcy obniżają w taki sposób stałe koszty. Natomiast bez właściwych narzędzi i procedur praca zdalna można zwiekszać ryzyko utraty poufności czy integralności danych oraz może obniżyć poziom kontroli nad tak pracującym personelem. Na szczeście obecne zastosowania technologiczne potrafią zminimalizować te niedogodności i ryzyko związane z telepracą.
Praca zdalna wymaga od pracowników oraz dostępnych narzędzi realizacji szeregu procedur i zabezpieczeń pozwalających na minimalizację ryzyka związanego z utratą poufności czy integralności danych na których operują.
Podczas pracy zdalnej należy:
- szczególnie zadbać o dostęp fizyczny do laptopa i telefonu (nie pozostawiać urządzeń bez opieki lub przypinać specjalnymi linkami)
- zadbać o aktualność aplikacji i systemów zainstalowanych na komputerze
- upewnić się, że jest zainstalowany, uruchomiony i zaktualizowany program antywirusowy
- upewnić się, że dostęp do wszystkich systemów jest chroniony silnym hasłem
- korzystając z infrastruktury teleinformatycznej firmy należy używać połączenia VPN
- korzystając z systemów WWW do pracy grupowej należy korzystać wyłącznie, gdy są one zabezpieczone przez SSL
- podłączając się do zasobu lub wysyłając dane starannie należy weryfikować odbiorcę tych danych
- w przypadku niepokojących objawów wskazujących na atak lub zawirusowanie niezwłocznie powiadomić dział IT
W większości przypadków w firmach funkcjonują rozwiązania intranetowe, tzn. takie gdzie współdzielone zasoby i systemy dostępne są wyłącznie z wnętrza komputerowej sieci firmowej. Większość pracowników, jeśli nie była zatrudniana z założeniem, że ma pracować spoza biura nie będzie mogła korzystać z infrastruktury firmowej biorąc komputer do domu czy na delegację.
Czego więc potrzeba? Podstawowym narzędziem do pracy zdalnej jest najczęściej VPN, czyli aplikacja z certyfikatem i hasłem pozwalająca utworzyć między komputerem pracownika, a siecia firmową bezpieczny tunel, którym płyną dane przez sieć Internet. Od teraz z poziomu infrastruktury teleinformatycznej w firmie komputer podłączony przez VPN jest widziany dokładnie tak samo, jak byśmy siedzieli przy naszym firmowym biurku. Niekiedy ponad to daje się pracownikowi możliwości do pracy bezpośrednio na serwerze przez tzw. zdalny pulpit. Zdalny pulpit jest protokołem, który pozwala w ramach naszego monitora, myszki i klawiatury zarządzać aplikacjami, np. księgowymi, zarządzać wszystkim zdalnie tak jakbyśmy fizycznie korzystali z serwera.
Czy to wszystko? Nie! Najczęściej w momencie, gdy cały zespół pracuje zdalnie należy zadbać o sprawną kooperację między osobami i tu przychodzą gotowe rozwiązanie, takie jakie zawiera pakiet MS Office365. W jego skład wchodzą przede wszystkim: Teams – narzędzie integrujące ludzi, treści i narzędzia; Outlook – klient poczty, OneDrive – 1TB dysku w chmurze; Project Online – do zarządzania projektem i wiele innych. Alternatywą są coraz częściej dedykowane systemy WWW do organizowania pracy zespołowej w firmach. Dają one możliwość bezpośredniej komunikacji między osobami w tym organizowanie grupowych konferencji, pozwalają na współdzielenie i wersjonowanie plików, komentowanie, obieg dokumentów itd. Ostatnim narzędziem często zintegrowanym z systemem pracy grupowej jest system do raportowania czasu pracy, tak by pracodawca miał jak rozliczać wykonaną przez personel pracę.
Tak samo w przypadku pracy zdalnej jak i lokalnej w biurze orgaznizacji zdarzają się problemy z komputerem, telefonem, mailem czy innymi aplikacjami działającymi na komputerze i telefonie pracownika. Wiadomo, że fizyczne usterki, które na szczęście zdarzają sie coraz rzadziej, nie są do naprawienia zdalnie, natomiast lwia część problemów z jakimi boryka się pracownik pracujący zdalnie jest do rozwiązania poprzez narzędzia do zdalnej pomocy takie jak TeamViewer. TeamViewer działa w taki sposób, że pracownik pobiera mały programik, który po uruchomieniu wyświetla numer ID i hasło. Podając je naszemu informatykowi daje mu możlowość zalegowania się na swój komputer (zdalny pulpit). Za pomocą takiego połączenia informatyk może instalować aplikacje, zmieniać ustawienia systemu czy edytować rejestr i w ten sposób rozwiążywać awarie czy pomagać w codziennych trudnościach. Należy zadbać o taki wsparcie dla zdalnego personelu!
Nasza firma posiada doświadczenie w projektowaniu i tworzeniu systemów zarówno do obsługi zgłoszeń, systemów do prowadzenia szkoleń oraz testów online, jak i raportowania czasu pracy zdalnych i lokalnych pracowników.
Inprox Software >